Datenschutzerklärung zum Mitgliedsantrag

Förderverein des Kindergartens Märchenwald e.V.

Dieser Text gilt sowohl für die schriftliche (Papier-)Beantragung der Mitgliedschaft als auch für die Beantragung über das Online-Formular auf www.kita-maerchenwald.de.

1. Verantwortlicher

Förderverein des Kindergartens Märchenwald e.V. Uhlenhorster Straße 27, 12555 Berlin vorstandsvorsitzender@kita-maerchenwald.de Datenschutzanfragen bitte an: datenschutz@kita-maerchenwald.de Vertreten durch den Vorstand gemäß Satzung.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen des Mitgliedsantrags erheben wir folgende Daten:

  • Name, Vorname
  • Name des Kindes/der Kinder (freiwillige Angabe)
  • Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
  • Telefonnummer (freiwillige Angabe)
  • E-Mail-Adresse
  • Angabe zur Einwilligung in die Kontaktaufnahme per E-Mail
  • Freiwillige Angaben zu Themen, bei denen Unterstützung angeboten wird
  • Datum der Antragstellung sowie Datum und Inhalt der erteilten Einwilligungserklärung
  • Bei Online-Antragstellung zusätzlich technisch bedingt: Zeitstempel der Übermittlung sowie IP-Adresse zum Zeitpunkt der Übermittlung

Pflichtangaben sind im Formular bzw. auf dem Papierantrag entsprechend gekennzeichnet (*). Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung des Mitgliedsantrags nicht möglich.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Bearbeitung und Entscheidung über den Mitgliedsantrag sowie Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines vertragsähnlichen Verhältnisses bzw. vorvertragliche Maßnahme)
  • Mitgliederverwaltung, insbesondere Beitragsverwaltung, Kontaktaufnahme zu Vereinsangelegenheiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. der Vereinssatzung)
  • Veröffentlichung von Daten und Fotos im Zusammenhang mit Vereinsaktivitäten auf der Vereinshomepage oder in Print-/Telemedien sowie Kontaktaufnahme per E-Mail zu Vereinszwecken über das hinaus Erforderliche (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung)

Die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass dies die Mitgliedschaft selbst berührt. Der Widerruf ist formlos möglich, z. B. per E-Mail an den Vorstand.

4. Empfänger der Daten

Zugriff auf die Antragsdaten haben ausschließlich Vorstandsmitglieder sowie sonstige Funktionsträger des Vereins, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (z. B. Kassenführung, Mitgliederverwaltung).

Eine Übermittlung an Dritte außerhalb des Vereins erfolgt nicht, mit Ausnahme:

  • der Veröffentlichung von Fotos/Namen im Rahmen erteilter Einwilligung (siehe Ziff. 3)
  • gesetzlich vorgeschriebener Übermittlungen (z. B. an Finanzbehörden)

Ein Verkauf von Daten an Dritte findet nicht statt.

Online-Formular: eingesetzte Dienstleister

Das Online-Formular wird über das auf unserer Website installierte Plugin „Fluent Forms“ betrieben. Die eingegebenen Daten werden auf demselben Webhosting-Server gespeichert, auf dem auch die übrige Website läuft: Anbieter ist die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Es erfolgt keine Übermittlung an externe Cloud-Dienste oder Server außerhalb der EU/des EWR. Mit Strato besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen zu Strato als Hosting-Anbieter finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter Punkt 2 „Hosting“.

5. Speicherdauer

Antragsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft sowie darüber hinaus so lange gespeichert, wie dies aus steuer- und vereinsrechtlichen Gründen erforderlich ist (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Beitragszahlungen, in der Regel bis zu 10 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft für relevante Unterlagen).

Anträge, die nicht zu einer Mitgliedschaft führen (z. B. zurückgezogene oder abgelehnte Anträge), werden spätestens 6 Monate nach Eingang gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Über das Online-Formular eingehende Anträge werden nach Übernahme in die Mitgliederverwaltung aus dem Formular-Postfach der Website gelöscht.

6. Rechte der betroffenen Person

Jedes Mitglied bzw. jede antragstellende Person hat nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung der Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. der für euer Bundesland zuständigen Landesdatenschutzbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@kita-maerchenwald.de.

7. Widerspruch gegen Fotoveröffentlichung

Jedes Mitglied kann der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person jederzeit gegenüber dem Vorstand widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die weitere Veröffentlichung/Übermittlung, bereits veröffentlichte Fotos werden von der Vereinshomepage entfernt.

8. Mitgliederlisten

Mitgliederlisten werden, soweit dies aus organisatorischen Gründen erforderlich ist, an Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionsträger herausgegeben. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Rechte benötigt, wird ihm eine Kopie der erforderlichen Daten gegen schriftliche Zusicherung ausgehändigt, dass diese nicht zweckfremd verwendet und nach Zweckerfüllung zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden.

Einwilligungserklärung (für Checkbox/Unterschrift)

Ich habe die Datenschutzerklärung des Fördervereins des Kindergartens Märchenwald e.V. zur Kenntnis genommen. Ich bin damit einverstanden, dass meine im Mitgliedsantrag angegebenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Begründung und Durchführung meiner Mitgliedschaft sowie der Mitgliederverwaltung erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann, ohne dass dies die Mitgliedschaft selbst berührt.

☐ Ja, ich stimme zu (Pflichtfeld)

Optional, separat abzufragen:

☐ Ich bin damit einverstanden, dass Fotos meiner Person im Rahmen von Vereinsaktivitäten auf der Vereinshomepage oder in Print-/Telemedien veröffentlicht werden. Diesen Widerspruch kann ich jederzeit gegenüber dem Vorstand erklären.

(Ort, Datum, Unterschrift – bei Papierantrag) / (wird beim Online-Formular durch Zeitstempel und gespeicherten Einwilligungstext ersetzt)